Adalet Bakanlığı'nca 6 Aralık 2018 tarihinde yayımlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği ile elektronik ortamda yapılacak tebligata ilişkin usul ve esaslar yeniden belirlendi.
Anılan Elektronik Tebligat Yönetmeliğine göre aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişilere 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren yapılacak tebligatlar elektronik yolla yapılacak.
a) Kanunla kurulanlar da dahil olmak üzere tüm özel hukuk tüzel kişileri (anonim şirketler, limited şirketler, dernek ve vakıflar, kooperatifler, kollektif şirketler, komandit şirketler ve diğer özel hukuk tüzel kişileri),
b) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan kamu idareleri ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar,
c) Belediye, il özel idaresi ile bunlara bağlı veya bunların kurdukları veya üye oldukları birlik ve idareler,
d) Özel kanunla kurulmuş kamu kurum ve kuruluşları ile kanunla kurulan fonlar ve kefalet sandıkları; kamu iktisadi teşebbüsleri ile bunların bağlı ortaklıkları, müessese ve işletmeleri; sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar; kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları ve üst kuruluşları; kamu iktisadi teşebbüsleri veya sermayesinin yüzde ellisinden fazlası kamuya ait diğer ortaklıklar,
e) Noterler, avukatlar, sicile kayıtlı arabulucular ve bilirkişiler,
f) Adli ve idari yargı mercileri, icra müdürlükleri veya hakemler nezdinde vekil sıfatıyla temsile yetkili olan kişilerin bağlı bulunduğu birimler.
Halihazırda Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre mükelleflere yapılmakta olan elektronik tebligat ile ilgili düzenlemeler ise 456 sıra no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer verilen usul ve esaslar çerçevesinde aynen devam edecek.
Yönetmelik hükümlerine göre yukarıda sayılan kişiler 1.1.2019 tarihinden itibaren bir ay içinde PTT’ye başvurarak elektronik tebligat adresi almak zorundalar. Dolayısıyla özel hukuk tüzel kişileri olan anonim şirketler, limited şirketler, dernek ve vakıflar, kooperatifler, kollektif şirketler ve komandit şirketler de 1.1.2019 tarihinden itibaren bir ay içinde PTT’ye başvurarak elektronik tebligat adresi almak mecburiyetindeler.
Başvuruya aşağıdaki bilgi ve belgeler eklenecek:
a) Merkezi Sicil Kayıt Sistemine (MERSİS) kayıtlı tüzel kişiler için MERSİS numarası ve sistem bilgileri, MERSİS’e kayıtlı olmayan tüzel kişiler için tabi oldukları sistem bilgileri,
b) Kamu kurum ve kuruşları ile birlikler için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yer alan benzersiz numara ve sistem bilgileri, DETSİS’e kayıtlı olmayanlar için tabi oldukları sistem bilgileri.
Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olanlar dışında kalan gerçek veya tüzel kişiler de elektronik tebligat adresi almak için PTT’ye başvurabilecekler. Bu kapsamda adres almak isteyen Türk vatandaşı gerçek kişiler Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası da dahil olmak üzere kimlik bilgileri ile; yabancı gerçek kişiler ise yabancı kimlik numarası da dahil olmak üzere kimlik bilgileri ile PTT'ye başvuracaklar.
PTT, başvurunun yapıldığı tarihten itibaren bir ay içinde elektronik tebligat adresini; gerçek kişiler için kimlik bilgilerini, tüzel kişiler için ise tabi oldukları sistem bilgilerini esas almak suretiyle tek ve benzersiz olacak şekilde oluşturacak ve UETS'e (Tebligat Kanunu ve ilgili Yönetmelik uyarınca yapılan elektronik tebligat işlemlerini yürütmek amacıyla PTT tarafından kurulan, işletilen ve güvenliği sağlanan sisteme) kaydedecek.
PTT, elektronik tebligat adresi alma zorunluluğuna tabi olanlar için oluşturduğu elektronik tebligat adresini, adres sahibine teslim edilmek üzere ilgili kurum, kuruluş veya birliğe gönderecek. Teslim işleminin gerçekleştiği bilgisi kendisine iletildikten sonra bu adresi tebligat çıkarmaya yetkili makam ve mercilerin kullanımına sunacak.
Tebligat çıkarmaya yetkili makam ve merci, elektronik tebligat mesajını hazırlayarak, UETS’e teslim edecek. UETS, elektronik tebligat mesajını zaman damgasıyla ilişkilendirerek muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştıracak. Gizliliğin sağlanması amacıyla tebliğ edilecek içerik ve ekli dokümanlar, UETS tarafından şifrelenecek ve bunlar ancak muhatap tarafından görülebilecek.
Elektronik yolla tebligat, muhatabın elektronik tebligat adresine ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacak.
Elektronik tebligat adresine elektronik tebligat mesajı ulaştığı konusunda bilgilendirilmek isteyen muhatap, elektronik posta adresini veya kısa mesaj alma özelliği olan bir telefon numarasını PTT’ye bildirmek zorunda. Elektronik tebligat, muhatabın adresine ulaştığı anda PTT tarafından muhataba bilgilendirme mesajı iletilecek. Bu mesaj kısa mesaj alma özelliği olan telefona ücreti mukabilinde, elektronik posta adresine ise ücretsiz olarak iletilecek.
Muhatap elektronik tebligat adresine, güvenli elektronik imzasını kullanarak veya e-Devlet kapısı üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ya da PTT tarafından verilen şifre ile birlikte telefonuna kısa mesajla gelen tek kullanımlık doğrulama kodunu kullanarak erişebilecek.
7201 sayılı Tebligat Kanunu'nun 1. maddesine göre yargı mercileri, genel bütçeli kamu idareleri, özel bütçeli idareler, düzenleyici ve denetleyici kamu kurumları, sosyal güvenlik kurumları ile vakıf yükseköğretim kurumları, il özel idareleri, belediyeler, köy hükmi şahsiyetleri, barolar ve noterler tarafından yapılacak elektronik ortam da dahil tüm tebligat, Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü veya memur vasıtasıyla yapılabilmekte. Aynı Kanun'un 7. maddesinde ise anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlere tebligatın elektronik yolla yapılmasının zorunlu olduğu hükme bağlanmış durumda. Bu itibarla şirketlere 1.1.2019 tarihinden itibaren yapılacak her türlü kamusal nitelikli tebligatın elektronik yolla yapılması bekleniyor.